L’ERP

Désormais, chez les petites entreprises comme dans les plus grandes, la gestion des ressources est effectuée depuis un site internet ou par des logiciels. Ces outils se chargent surtout de l’optimisation des traitements d’informations dans la société. L’ERP est l’un des logiciels les plus performants actuellement sur le marché.

Une gestion optimisée

L’Entreprise Ressource Planning est comme son nom l’indique un gestionnaire de ressource informatisé. La particularité de ce logiciel de gestion d’entreprise c’est qu’il présente une fonctionnalité très complète. Effectivement, l’outil peut traiter plusieurs pôles d’une entreprise comme l’achat, la production, le stock et encore plus simultanément. Ce système complexe permet donc de gérer tous les échanges dans l’entreprise et surtout de mieux coordonner les ressources.

Principe de fonctionnement

Le système de cet outil se base sur la centralisation des données. Toutes les informations sur l’activité de l’entreprise sont enregistrées sur un même serveur. Ainsi, si une valeur ou une nouvelle donnée est assimilée par le logiciel, il modifie automatiquement les coefficients des autres pôles concernés par ce changement. Toutes ces opérations se font instantanément.

Les profits de l’entreprise

Le principal avantage de l’utilisation de ce logiciel est certainement la gestion optimale qu’il propose. Cela permet une amélioration considérable de la productivité ainsi que de l’exploitation des données. Chaque terminal de l’entreprise peut avoir accès aux mêmes informations. Ce logiciel évite également les pertes de données ou encore les erreurs humaines liées à la saisie d’information.

L’ERP par multidata.lu

Ce logiciel peut servir à une entreprise quel que soit son secteur d’activité. Cependant, avant sa mise en service, il est nécessaire d’adapter ses composants à l’activité et aux modules de la société. Il faut également modifier les différents systèmes d’informations existants pour qu’ils puissent être exploités par le logiciel. Enfin, son installation nécessite l’intervention de professionnels comme ceux du site internet multidata.lu.

Qu’est-ce que la GED ?

La numérisation des données devient aujourd’hui une priorité pour les entreprises. Les enjeux de cette procédure de gestion électronique de documents sont de taille, sur le plan financier et pratique. Zoom sur les caractéristiques, les avantages de la gestion électronique de documents (GED) ainsi que sur les processus à suivre pour la réaliser.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED détermine les moyens informatisés permettant d’organiser, de stocker et de gérer les documents d’une entreprise. Si ces processus n’étaient auparavant accessibles qu’aux grandes organisations qui gèrent une grande quantité d’informations et qui travaillent en réseau, ces applications deviennent actuellement très en vogue chez différents types d’entreprise de toutes tailles souhaitant faciliter la gestion de leurs documents et leur publication sur leur site internet.

Quelles sont les étapes à suivre lors de la GED ?

Pour adopter une stratégie de GED efficace, il faut suivre des étapes bien distinctes :

Il faut commencer par la numérisation des documents à l’aide d’un scanneur. Cette étape consiste à transformer la version papier en version électronique. Multidata se sert de logiciels innovants pour créer des fichiers numériques de type texte.

La mise en place de l’indexation des documents avec l’insertion de mots clés pour faciliter l’accès aux informations.

Le stockage des documents par nature ou par date de création dans un support de stockage adapté.
La GED peut s’étendre au partage des informations en fonction de leurs utilités. C’est le cas chez Multidata qui prend en charge la numérisation, l’indexation, l’archivage et le partage des documents.

Quels sont les avantages de la GED ?

La GED offre différents avantages qui favorisent l’organisation et la gestion de l’entreprise. Elle permet de bénéficier d’un accès efficace et facile aux informations et aux fichiers. Elle facilite également leur gestion, leur interfaçage, leur recherche, leur modification, leur contrôle ou encore leur mise en ligne sur le site internet de l’entreprise. Sans oublier les avantages liés à la réduction des volumes de stockage et du risque de perte.

Tout savoir sur la Gestion Électronique des Documents (GRD)

L’intérêt premier de la GRD, c’est de pouvoir accéder rapidement à n’importe quel document dans l’entreprise afin de gagner en efficacité.
Mettre en place une GRD, c’est collecter des documents, les classer, les entreposer et les mettre à disposition. Des progiciels ont été mis au point pour faciliter ce processus ; c’est le cas, par exemple, de la suite ELO proposée par www.multidata.lu.

La GRD passe tout d’abord par un bon progiciel ; l’ERP entreprise est le socle de toute bonne gestion.

La Gestion Électronique des Documents en quatre étapes

La collecte

Bon nombre de documents reçus l’étant sous forme digitale, il suffit de les placer sur un serveur pour que tous les intéressés puissent y accéder. Pour tout ce qui n’est pas déjà sous format informatique, il est nécessaire de numériser tous les documents existants à l’aide d’un scanner. Enfin, l’entreprise qui se dote d’un système de GED créée la plupart de ses propres pièces par le biais du logiciel.

Le classement

Afin de pouvoir accéder rapidement aux documents, il est nécessaire que ceux-ci soient parfaitement répertoriés. L’indexage se fait à l’aide de mots-clés, qui peuvent être gérés manuellement ou à l’aide de l’ERP entreprise.

Le stockage

Les documents doivent être conservés sur un serveur dédié, soit en interne à l’entreprise soit dans le cloud, sur une plateforme externe, pour plus de sécurité. La GRD doit également prévoir la migration vers un archivage définitif.

La Mise à disposition

La GRD est l’outil par excellence du travail collaboratif. Grâce à elle, un véritable travail d’équipe peut prendre place, même entre collègues éloignés. Dans le cadre des relations avec l’extérieur, des échanges immatériels peuvent avoir lieu entre l’entreprise et son comptable, de façon sécurisée. Le système définit les règles d’accès aux informations, ainsi que les droits de modification ou non.

Pour tout savoir sur les solutions de gestion, n’hésitez pas à vous reporter au site www.multidata.lu.

Quel est le but d’un logiciel dédié à la GED ?

Le côté administratif est parfois délaissé par les chefs d’entreprise, car il est considéré comme étant un procédé peu profitable. Il s’agit néanmoins d’une grosse erreur, car l’organisation administrative est la force d’une société. Raison pour laquelle il est indispensable de recourir à des processus d’automatisation comme la gestion électronique de documents. Que vous soyez à la tête d’une TPE, d’une PME ou d’une grande firme, cette dernière permettra à votre entreprise d’être performante.

Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ?

La Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants (GEIDE), communément appelée Gestion Electronique des Documents, rassemble tous les processus visant à gérer les flux de documents qui circulent, s’introduisent ou sortent au sein d’une entreprise. Elle se présente sous la forme d’un système informatisé qui classe, stocke et archive la recherche et le partage des documents dématérialisés.

Quel est le but d’un logiciel dédié à la GED ?

L’objectif de la GED consiste à faciliter le partage de l’information et l’accès au document recherché. Il s’agit d’un outil idéal pour gérer de manière quotidienne les documents et données pour la mise en œuvre des affaires à l’instar des dossiers du personnel, des factures clients ou fournisseurs, etc.

Sur le marché, il existe un certain nombre de logiciels dédiés à la GED à l’instar des solutions informatiques proposées par www.multidata.lu. Votre société en tirera plusieurs avantages à condition de bien choisir l’outil en adéquation à vos exigences. Celui-ci améliorera les accès aux documents et les partages pour les collaborateurs de votre société.
En savoir plus sur les avantages de la GED

La GED est actuellement une solution très prisée des sociétés. Cela s’explique en grande partie par ses nombreux avantages. Pour en savoir plus sur ces derniers, voici une liste des atouts proposés par le logiciel de www.multidata.lu.

La GED améliore :
L’accessibilité des informations pour chaque collaborateur de l’entreprise,
La conservation et la sécurisation des documents sensibles.

Elle permet également :
D’éviter les pertes de données puisque la circulation des documents sous forme de papier est limitée,
De faciliter la mise à jour des documents.

Les avantages de la GED

Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ?

Gérer ses documents s’avère être une grande responsabilité surtout quand il s’agit de documents importants au sein d’une entreprise. Heureusement, la technologie avancée permet de gérer les documents de façon simple. La « gestion électronique de documents » ou GED est un système de gérance de documents permettant la numérisation, l’archivage, l’exploitation des documents et plein d’autres grâce à un seul logiciel. En général, la GED est caractérisée par l’utilisation de logiciels pour gérer les dossiers d’une entreprise. Ce système innovant est utilisé par un grand nombre de sociétés en raison de sa praticité et de son efficacité. En effet, la GED aide les utilisateurs à performer dans ses tâches tout en étant plus productifs et plus rapides.

Les avantages de la GED

La mise en place de cette solution de gestion de document permet aux utilisateurs de réduire les coûts logistiques par rapport aux gestions traditionnelles. Il n’est plus question de mettre de côté un budget pour l’encre, le papier, les cartons, le meuble de rangement, etc. En plus, la GED permet aux entreprises de simplifier les transactions de dossier entre les employés et même les clients. Cela dit, les employés et les clients sont en mesure d’accéder aux documents qui leur sont utiles à tout moment. Ils peuvent même remplir les formulaires ou télécharger des dossiers sur le site internet de l’entreprise. En outre, ce nouveau système permet aux utilisateurs de mieux sécuriser leurs documents.

La GED avec l’ERP d’entreprise

La GED est surtout intéressante pour les entreprises administratives. Le groupe MULTIDATA propriétaire du site www.multidata.lu propose des services en rapport avec l’informatique, gestion de données et hardware sur son site internet. Des solutions informatiques à la pointe de la technologie sont à la disposition des clients pour faciliter la gestion de leurs documents. Pour plus d’informations sur les services proposés par l’entreprise, il suffit de visiter le site www.multidata.lu.

Le fonctionnement d’un ERP

L’ERP entreprise est un logiciel permettant la gestion interne et externe des données d’une entreprise. Ces données concernent par exemple les fournisseurs, les dossiers des clients, le fonctionnement des achats et des ventes… Il fonctionne sur la base d’un réseau en multidata rattaché à un seul serveur central.

En savoir plus sur l’ERP

Un ERP ou Entreprise Ressources Planning est un progiciel permettant l’unification de l’ensemble des ses données vers un système d’information unique. Il vient des États-Unis étant donné le développement de son acronyme en anglais. En français, on l’appelle plutôt PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée. Ces deux acronymes ne se différencient qu’avec leurs prononciations. Apparemment, ils sont semblables sur tout le reste.
Pour en savoir plus, un ERP traite presque tous les pôles de l’entreprise à savoir la gestion des stocks, la gestion du personnel, la gestion des achats et des ventes, la gestion de la production…

Le fonctionnement d’un ERP

En une simple phrase, un ERP permet une centralisation des bases de données d’une entreprise. En d’autres termes, si l’on modifie une donnée, elle sera mise à jour dans tous les pôles de l’entreprise. Ces données sont initiées dans des environnements très différents et indépendants sur un réseau multidata, pourtant, elles sont reliées vers un système en commun.
Le fonctionnement de l’ERP peut être assimilable à une vente établie entre un client et une entreprise. Une fois qu’elle fut conclue, l’ERP se charge à l’instant même de transmettre cette information sur les réserves de l’entreprise, le journal actif des ventes et le grand livre. En quelques secondes, le compte de résultat est établi.

Les avantages de l’utilisation d’un ERP entreprise

Utilisé un ERP est très avantageux pour une entreprise sur plusieurs points. Il permet d’éviter les pertes de temps inutiles, la duplication et les pertes de données. Il clarifie toutes les transactions effectuées sur plusieurs secteurs et élimine systématiquement la falsification des données.

ERP entreprise

La transformation digitale est l’un des piliers sur lequel repose la performance des entreprises modernes. La digitalisation des processus de l’entreprise apporte agilité et amélioration de la qualité de service. Deux principales solutions sont mises en œuvre pour atteindre ces objectifs. Il s’agit de la Gestion Electronique des Documents (ou GED) et des ERP (Enterprise Resource Planning) ou Progiciels de gestion intégrée (PGI).

Présentation des ERP entreprise
Un ERP est un système d’information qui permet de gérer et de piloter au quotidien, l’ensemble des processus opérationnels et flux d’informations d’une entreprise.

Pourquoi déployer sa Gestion commerciale à travers un ERP entreprise ?
La gestion intégrée des processus de l’entreprise au sein d’un logiciel unique permet une meilleure traçabilité des opérations ou transactions. Les données issues des prospects d’un site Internet de vente par exemple pourront alimenter le processus de ventes multidata.lu, qui lui-même alimentera le processus de supply chain, qui à son tour alimentera le processus de facturation, Etc. Ces flux de données sont stockés dans une base de données multidata.lu unique ce qui garantit à l’entreprise une meilleure qualité de données et, une efficacité dans son processus de prise de décision.

Présentation de la GED
La GED est le processus d’acquisition, d’indexation, de classement et d’archivage des documents dans une entreprise. Elle peut se faire via des logiciels de gestion électronique des documents ou de manière empirique en exploitant un serveur de fichiers standard.

La dématérialisation des processus en entreprise
La GED permet aux organisations de dématérialiser certains de leur processus et ainsi accroître leur performance. Les gains vont de l’agilité à la réduction des charges de l’entreprise. En effet, un site Internet de E-Commerce n’a plus à envoyer les factures au format papier à ses Clients et réalise des économies d’échelle. Le Client quant à lui a plus de flexibilité dans la gestion de ses documents et n’imprime que quand c’est nécessaire.
Le déploiement de ces deux concepts dans une entreprise améliorer la satisfaction Client, inscrit l’organisation dans une démarche de développement durable et par-dessus tout améliore les flux d’informations entre les différents métiers.

Gestion commerciale ERP

Actuellement, l’évolution des technologies a apporté de grands changements dans les techniques de vente et la conservation des données de base pour une entreprise. On opterait plutôt pour un logiciel de gestion commerciale ERP. L’ERP a pour objectif de créer des chaines d’informations sur la base d’un seul support. Ces informations concernent soit les clients, soit les partenaires, soit les fournisseurs.

Sur le site internet de multidata, on peut retrouver des modèles d’ERP personnalisables selon les caractéristiques de l’entreprise.

Définition d’un ERP

L’ERP (Entreprise Ressource Planning) est un progiciel permettant de gérer l’ensemble des processus qui se passent à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. On l’appelle aussi PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée. Apparemment, rien ne distingue un ERP et un PGI à part leurs dénominations. Cependant, l’ERP est le terme le plus utilisé par les entreprises en général.

Fonctionnement d’un ERP

L’ERP part d’un central de donnée unique appelé serveur, mais se répartit sur plusieurs chemins en cours de route. Cette séparation crée des modules indépendants entre eux et se spécialise dans les domaines suivants : ressources humaines, vente, distribution, approvisionnement, production, ressources financières et comptables… Son processus est pareil avec des ordinateurs interconnectés entre eux par un réseau de site internet. Les données sont accessibles via tous les ordinateurs, mais ne se trouvent réellement que sur un seul. L’ERP se base exactement sur le même principe que cet exemple.

L’ERP : un progiciel indispensable pour chaque entreprise

La gestion commerciale ERP permet d’interconnecter les différentes activités au sein d’une entreprise. Basé sur un système en multidata, il standardise toutes les données spécifiques de l’entreprise et les rend accessibles depuis tout poste ouvert. Dès lors, avec un ERP, toutes les opérations effectuées sont transformées en données transactionnelles qui à leurs tours constituent des informations utiles à la communauté de l’entreprise.

Les nombreux avantages qu’offre la GED

Les avantages de la gestion électronique de documents sont nombreuses. Au delà du gain financier qu’elle apporte, elle permet également une organisation et une gestion des documents qui se décline en 4 étapes :

  • Une meilleure acquisition ;
  • Un classement facilité ;
  • Un stockage avec gain de place ;
  • Une facilité dans sa diffusion.Mult

La dématérialisation des documents permet un gain de temps dans le classement des données, dans ses recherches, une meilleures organisation et enfin une facilité dans la transmission informatique. Les documents numériques peuvent rapidement être transmis, aussi bien sur site web qu’en intranet.

LA SECURITE DES DONNEES AVANT TOUT

Le 25 mai 2018, une nouvelle loi devrait prendre jour afin de mieux protéger vos données informatiques.

Dans cette optique, le groupe multidata créée en 1984 en Belgique n’a depuis cessé de se développer pour aujourd’hui être implantée au Luxembourg et en Allemagne. Le groupe encadre 750 clients et a pour vocation d’apporter des solutions informatiques et permettre une meilleures diffusions des données en infra-structure.

La société multidata offre de nombreux logiciels permettant d’exploiter au mieux les données numériques dans un souci de confidentialité.

Le groupe offre une gestion des données et des solutions informatiques toujours à la pointe de la technologie.

DES SERVICES INDIVIDUALISES POUR TOUS VOS PROJETS

La société vous offre des solutions avec une analyse personnalisée pour tous vos projets. Elle vous proposera un devis sans engagement avec cahier de charge et service après vente, quelque soit votre demande.

Vous ne trouvez pas la solution à votre problème, que ce soit pour un site web, une gestion électronique de documents ou tout autre projet en cours, le groupe analysera la situation de A à Z afin de vous trouver la solution la plus adaptée.

Enterprise Ressource Planning : l’ERP, une nécessité pour les entreprises

L’optimisation des processus d’affaires est une solution optimale pour la performance et la pérennité d’une entreprise. En effet, cette approche permet d’éliminer les activités n’apportant aucune valeur ajoutée et de réduire les couts. Heureusement, les sociétés peuvent aujourd’hui s’équiper d’un logiciel métier, dédié pour la gestion à l’affaire : l’ERP !

Qu’est ce qu’un Enterprise Ressource Planning ?

Un logiciel « Entreprise Ressource Planning » est un outil informatique qui vous permet de planifier les ressources de votre entreprise. En d’autres termes, il s’agit d’une solution de choix pour piloter efficacement une société ou un site internet marchand, que ce soit pour la gestion comptable, la gestion des stocks ou bien la gestion commerciale. Dans le jargon francophone, il est également connu sous le terme PGI qui est l’acronyme de « Progiciel de Gestion Intégré ».

Pourquoi recourir à ce type de logiciel ?

Choisir cette solution vous permettra de gagner du temps. En effet, en implémentant l’Entreprise Ressource Planning dans votre société, les processus d’affaires sont effectués de manière automatique, ce qui vous déchargera des activités chronophages. Le recours à ce logiciel octroie également une meilleure organisation d’une entreprise étant donné qu’il favorise une mutualisation des données.

L’ERP garantit également l’uniformité des données. Ce logiciel vous permet, en effet, de disposer des mêmes informations pour réaliser le suivi des stocks, la gestion CRM, la gestion commerciale et comptable.

D’ailleurs, ce software package peut aujourd’hui s’associer à une plateforme e-commerce. Il s’agit donc d’un moyen efficace pour contrôler l’évolution de votre chiffre d’affaires si vous disposez d’un site internet spécialisé dans la vente de produits.

Vous l’aurez vu, l’Enterprise Ressource Planning se positionne actuellement comme un allié idéal pour faire évoluer et rendre compétitive votre entreprise. Néanmoins, sa mise en place demande de réaliser une étude préalable.