La Gestion électronique de documents

de | 2 mars 2017

La Gestion Electronique de Documents (GED) est un usage informatique qui permet de gérer globalement des documents dématérialisés. Le principal objectif d’une telle solution est l’organisation, l’indexation et le classement de la bibliothèque de données.

Le produit phare dans le domaine est la solution Sharepoint de Microsoft.

Il existe 4 axes de description d’une solution de GED. Tout d’abord l’acquisition, le classement, le stockage, et enfin, la diffusion. Il peut être intéressant d’en explorer les significations.

L’acquisition

Afin d’intégrer efficacement les contenus papier au portail documentaire, il apparait nécessaire de les numériser. Etant donné que des traitements sur les documents auront lieu dans un second temps, la technologie OCR est utilisable afin de gérer la reconnaissance de caractères et ainsi effectuer des recherches sur un document numérisé.
Il est aussi très fréquent de simplement intégrer à l’outil directement des documents déjà numériques, la plupart du temps au format PDF permettant de travailler sur des contenus dont la taille est par définition optimisée, propriété de ce format-là.

Le classement

La méthodologie fondamentale se base sur les métadonnées. On parle du type, de l’auteur, de la date, la source ou encore le titre.

Le stockage

L’accès au contenu sur le volume doit se faire relativement rapidement. Par ailleurs, un mécanisme cyclique à trois vitesses est mis en œuvre. Il consiste premièrement à la gestion de la rétention des données qui doivent être épurées via un procédé d’archivage pour aboutir en sortie vers un système d’archive dédié et définitif, le tout en lieu sûr afin de prévenir un risque d’incendie par exemple.

La diffusion

L’accès à l’outil peut se faire en interne comme au travers d’un site internet. Le navigateur web peut également être utilisé pour effectuer l’ensemble des traitements proposés par l’outil comme s’il était au sein de l’entreprise.

Enfin, pour de plus amples informations, dans un souci de vérifier ce qui existe sur le marché en terme d’entreprise proposant ce genre de service, il peut être intéressant de consulter le site internet de l’entreprise Multidata.

L’entreprise multidata est basée au Luxembourg.