La gestion électronique des documents : qu’est-ce que c’est ?

de | 13 mai 2017

La gestion électronique des documents peut-être défini comme un entretien fonctionnel d’informations électroniques détenir par une organisation. Elle a pour avantage de permettre la gestion efficiente du cycle de vie de tout document électronique, c’est-à-dire, à partir de sa création, son stockage, ses étapes de partage jusqu’à son archivage ou une éventuelle destruction. C’est un véritable système de procédés informatisés qui est mis en relief dans la gestion électronique des documents ou GED. Suivant 4 grandes étapes qui sont : l’acquisition, le traitement, le stockage, et la diffusion des documents, l’objectif est dans la capitalisation des données numériques pour une meilleure utilisation du contenu.

Le procédé de la GED

L’acquisition peut signifier, soit la création électronique du document, le scannage ou numérisation d’un document papier, soit l’importation (téléchargement) ou l’achat du document, de quelque manière que ce soit. Le document qui est ainsi acquit reçoit une exploitation ou traitement dont la pertinence des informations conditionnera son stockage, et le degré de diffusion en interne, ou sur un lien de site internet. Le stockage part du référencement, de la hiérarchisation en fonction du type de document et de sa provenance, pour un archivage temporaire ou définitif. C’est le port de départ pour les différentes diffusions et usages.

Les logiciels de GED

Il existe des logiciels de GED dont l’usage est d’une simplicité pratique. Intégré à l’interface de l’explorateur des fichiers de notre ordinateur, ils satisfont à toutes les attentes des organisations de toutes tailles. L’expertise fournit par ses logiciels contribue un à énorme gain de temps, et s’avère être une solution approfondie à la gestion électronique des dossiers. Ils sont disponibles sur la toile, en un seul clic sur un lien de site internet.