Qu’est-ce que la GED ?

de | 14 juillet 2018

La numérisation des données devient aujourd’hui une priorité pour les entreprises. Les enjeux de cette procédure de gestion électronique de documents sont de taille, sur le plan financier et pratique. Zoom sur les caractéristiques, les avantages de la gestion électronique de documents (GED) ainsi que sur les processus à suivre pour la réaliser.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED détermine les moyens informatisés permettant d’organiser, de stocker et de gérer les documents d’une entreprise. Si ces processus n’étaient auparavant accessibles qu’aux grandes organisations qui gèrent une grande quantité d’informations et qui travaillent en réseau, ces applications deviennent actuellement très en vogue chez différents types d’entreprise de toutes tailles souhaitant faciliter la gestion de leurs documents et leur publication sur leur site internet.

Quelles sont les étapes à suivre lors de la GED ?

Pour adopter une stratégie de GED efficace, il faut suivre des étapes bien distinctes :

Il faut commencer par la numérisation des documents à l’aide d’un scanneur. Cette étape consiste à transformer la version papier en version électronique. Multidata se sert de logiciels innovants pour créer des fichiers numériques de type texte.

La mise en place de l’indexation des documents avec l’insertion de mots clés pour faciliter l’accès aux informations.

Le stockage des documents par nature ou par date de création dans un support de stockage adapté.
La GED peut s’étendre au partage des informations en fonction de leurs utilités. C’est le cas chez Multidata qui prend en charge la numérisation, l’indexation, l’archivage et le partage des documents.

Quels sont les avantages de la GED ?

La GED offre différents avantages qui favorisent l’organisation et la gestion de l’entreprise. Elle permet de bénéficier d’un accès efficace et facile aux informations et aux fichiers. Elle facilite également leur gestion, leur interfaçage, leur recherche, leur modification, leur contrôle ou encore leur mise en ligne sur le site internet de l’entreprise. Sans oublier les avantages liés à la réduction des volumes de stockage et du risque de perte.