Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ?

de | 2 janvier 2018

La gestion électronique de documents est une application logicielle qui permet de gérer et d’organiser l’intégralité de la documentation de l’entreprise. Dit autrement, c’est une application qui a pour but un archivage de documents numérique. C’est à partir des années 1990 que l’on voit se mettre en place cette méthode d’archivage basée sur un site web. Ce système novateur présente de nombreux avantages.

Permet de gagner de la place

Etant donné que tout les documents sont concentrés sur un même site web, cela évite de consacrer un grand espace au stockage des archives. Ainsi, si l’entreprise gagne de la place, elle gagne par la même occasion de l’argent.

Un accès rapide et efficace avec « cliquez ici »

La gestion électronique des documents a cette capacité d’apporter une réponse très rapide à une quelconque recherche de documents. Au lieu d’effectuer une recherche imprécise en fouillant à travers d’innombrables dossiers, il suffit maintenant de faire une recherche ciblée en entrant des mots clés dans la barre de recherche et en appuyant sur « cliquez ici ».

Des documents accessibles aux personnes concernées

En plus de l’arrivée de cette nouvelle méthode dans les années 1990, l’intranet s’est beaucoup modernisé jusqu’à aujourd’hui. Ce réseau informatique est utilisé à l’intérieur (comme son nom l’indique ) d’une entreprise et permet un accès rapide et efficace à la base d’ archivage de documents. Ainsi, seules les personnes concernées par la base de données ont accès à celle-ci grâce à un identifiant et un mot de passe délivrés par l’entreprise.

Créer un seul et même lieu de stockage

Etant donné qu’il n’existe maintenant qu’une seule et même base de données pour tous les documents de l’entreprise et q’ils sont tous stockés au même endroit, la perte de ceux-ci se fait beaucoup plus rare.