Tout savoir sur la Gestion Électronique des Documents (GRD)

de | 14 juillet 2018

L’intérêt premier de la GRD, c’est de pouvoir accéder rapidement à n’importe quel document dans l’entreprise afin de gagner en efficacité.
Mettre en place une GRD, c’est collecter des documents, les classer, les entreposer et les mettre à disposition. Des progiciels ont été mis au point pour faciliter ce processus ; c’est le cas, par exemple, de la suite ELO proposée par www.multidata.lu.

La GRD passe tout d’abord par un bon progiciel ; l’ERP entreprise est le socle de toute bonne gestion.

La Gestion Électronique des Documents en quatre étapes

La collecte

Bon nombre de documents reçus l’étant sous forme digitale, il suffit de les placer sur un serveur pour que tous les intéressés puissent y accéder. Pour tout ce qui n’est pas déjà sous format informatique, il est nécessaire de numériser tous les documents existants à l’aide d’un scanner. Enfin, l’entreprise qui se dote d’un système de GED créée la plupart de ses propres pièces par le biais du logiciel.

Le classement

Afin de pouvoir accéder rapidement aux documents, il est nécessaire que ceux-ci soient parfaitement répertoriés. L’indexage se fait à l’aide de mots-clés, qui peuvent être gérés manuellement ou à l’aide de l’ERP entreprise.

Le stockage

Les documents doivent être conservés sur un serveur dédié, soit en interne à l’entreprise soit dans le cloud, sur une plateforme externe, pour plus de sécurité. La GRD doit également prévoir la migration vers un archivage définitif.

La Mise à disposition

La GRD est l’outil par excellence du travail collaboratif. Grâce à elle, un véritable travail d’équipe peut prendre place, même entre collègues éloignés. Dans le cadre des relations avec l’extérieur, des échanges immatériels peuvent avoir lieu entre l’entreprise et son comptable, de façon sécurisée. Le système définit les règles d’accès aux informations, ainsi que les droits de modification ou non.

Pour tout savoir sur les solutions de gestion, n’hésitez pas à vous reporter au site www.multidata.lu.