Tout savoir sur le GED

de | 25 mars 2017

La gestion électronique des documents (GED en français ou DMS pour les anglophones) est en fait un système informatisé qui sert à la gestion des informations et des documents électroniques pour une organisation ou une entreprise. On désigne aussi sous le vocable de GED tous les logiciels rattachés à la gestion de ces documents.

La GED élabore en priorité des systèmes d’acquisition (exemple précis : la numérisation en grand nombre de documents papiers), de classement et d’indexation des documents. S’ajoute à ses principes de base, le stockage d’informations et la diffusion des documents, par exemple pour un Site web.

La gestion électronique des documents augmente donc sensiblement la qualité du traitement des documents et à moindre coût, aussi bien pour les groupes privés que pour les administrations. Par exemple, pour tout savoir sur l’effacité du système, le retour sur investissement d’un système de dématérialisation de factures est peu ou prou inférieur à 12 mois. Un logiciel comme Bob comptabilité est très utilisé par les PME de l’hexagone

Une gestion électronique des documents est équipée de fonctions de classement et de navigation ainsi que d’un moteur de recherche qui va permettre de chercher et de localiser rapidement tous les contenus gérés.

il est recensé désormais 4 étapes principales dans la gestion électronique des documents

Acquisition des documents
Quel que soit le moyen utilisé pour l’acquisition (PDF, échange ou production), la gestion passe le plus couramment par un workflow (cf Bob comptabilité).

Traitement des documents
Deux grandes catégories sont ici proposées:
-Le système d’indexation par type : c’est une description formelle du document traité, basé sur ses métadonnées
-L’indexation par concepts (ou par mots-clés)

Valorisation des documents
L’analyse de contenu a pour but de clarifier et rendre intelligible ce flux d’information.

Diffusion des documents
La diffusion des documents passe par le biais d’internet,d’un Site web ou de l’intranet.